تمثل المعاملات المصرفية بين البنوك والمؤسسات التجارية جزءًا حيويًا من العمليات المالية اليومية،تلك المعاملات تتنوع بشكل كبير، حيث يقوم البنك عادة بإرسال بيان مفصل عن حساب المؤسسة في نهاية كل شهر،يتضمن هذا البيان توضيحًا لجميع عمليات السحب والإيداع التي تمت على الحساب الجاري للمنشأة، بالإضافة إلى معلومات عن التسهيلات المالية المتاحة لها.
عند استلام البنك لكشف الحساب، تقوم المؤسسة بمقارنة هذا الكشف بسجلاتها المحاسبية،من المفترض أن تتطابق المعلومات من كلا الطرفين، بحيث يمكن للمؤسسة التأكد من دقة البيانات المالية،لمعرفة المزيد حول طريقة كتابة مذكرة تسوية البنك، يمكنكم زيارة موقع مقال.
ما هي مذكرة تسوية البنك
مذكرة تسوية البنك هي وثيقة تُعد لتحديد الفروقات بين الرصيد المدون في كشف الحساب المصرفي والرصيد المُسجل في دفاتر المؤسسة،وغالبًا ما يتم إعداد هذه المذكرة لتسهيل الوصول إلى الرصيد الصحيح من كِلا الجانبين، حيث تقارن المؤسسة الرصيد المدوَّن في كشف الحساب برصيدها الداخلي.
التسوية تنطوي على تحليل الفروقات الزمنية بهدف التحقق من جميع العمليات المالية المسجلة،من الضروري أن يتطابق الرصيد في البنك مع الرصيد المُسجل في دفاتر المؤسسة، ولهذا السبب تلجأ المؤسسات إلى إجراء تسويات دورية للمحافظة على دقة سجلاتها المالية.
أسباب الاختلاف بين الرصيدين في تسوية البنك
تظهر الفروقات بين الرصيدين عادةً بسبب عدة أسباب، بما في ذلك مكونات تدخل في نطاق المصروفات والرسوم التي قد يخصمها البنك أو الأحداث المتصلة بالشيكات،يمكن تلخيص بعض من هذه الاختلافات كالتالي
مصروفات ورسوم قام البنك بخصمها
غالبًا ما يتم تحميل المؤسسة رسومًا مقابل الخدمات المصرفية المقدمة، مثل تكاليف البريد، أو تكاليف طباعة أو تصديق كشف الحساب،نتيجة لذلك، قد يظهر في كشف الحساب رصيد أقل من ذلك الموجود في سجلات المؤسسة.
الشيكات التي لم يتم صرفها بعد
تشير هذه الشيكات إلى الشيكات المدفوعة للمستفيدين لكنها لم تتُصرف من قبلهم بعد، مما يعني أنه لا يمكن اعتبارها في سجلات البنك.
الأخطاء
يُعتقد أنه من الشائع أن يتم تحديد عدد من الأخطاء أثناء إعداد مذكرة التسوية،قد يحدث أن يقوم البنك بإيداع مبلغ بطريقة خاطئة، أو حتى أن تسجل المؤسسة المبلغ بشكل خاطئ أيضًا، مما يؤدي إلى عدم تطابق الرصيدين.
الإيداعات التي بالطريق
تشمل هذه الإيداعات النقد المستلم الذي تتم إضافته للسجلات لكنه لم يضاف بعد في الحساب المصرفي،وفي الغالب، قد يتأخر تحصيل الشيكات المستلمة من بعض العملاء.
الإيداعات التي قام البنك بتحصيلها بالنيابة عن المنشأة
بعض الأحيان يقوم البنك بتحصيل مبالغ معينة بالنيابة عن المنشآت كأوراق قبض، مما قد يؤدي إلى ارتفاع رصيد النقدية المتاحة لدى البنك في حين تبقى السجلات الداخلية في المؤسسة كما هي حتى تصل الإشعارات الخاصة بعملية التحصيل،لذلك، قد يظهر الرصيد النقدي في كشف الحساب أعلى من السجلات لدى المؤسسة.
خطوات إعداد مذكرة تسوية البنك
يتطلب إعداد مذكرة التسوية اتباع مجموعة من الخطوات لضمان دقتها وفعاليتها،ومن بين أهم هذه الخطوات
- قم بمقارنة الإيداعات الموضحة في كشف الحساب مع السجلات الخاصة بالمؤسسة والتحقق من أي أخطاء قد تكون موجودة.
- تحقق من الشيكات التي تم صرفها وفقًا لكشف الحساب وقارنها مع قائمة الشيكات التي تحتفظ بها المؤسسة.
- تأكد من أن الشيكات التي تم إصدارها في الشهر السابق قد تمت معالجتها، وإذا لم تُصرف فيجب تخصيصها في مذكرة التسوية.
- قم بإجراء جرد لأي خصومات أو إضافات يقوم بها البنك وتأثيرها على الرصيد النقدي.
- حدّد التأثير الناجم عن الأخطاء على الرصيد المصرفي الذي يظهر في كشف الحساب.
- قم بتنفيذ التسوية للوصول إلى الرصيد النقدي الصحيح لدى الطرفين، مع إجراء القيود المطلوبة في سجلات المؤسسات.
مثال على مذكرة تسوية البنك
تبدأ عملية التسوية عادةً باستلام كشف الحساب البنكي، مثل ذلك الذي تم استلامه للمنشأة في الأول من أبريل 2018 لشهر مارس من نفس العام،وعندما كان الرصيد المصرفي الوارد في كشف الحساب هو 61676 جنيهًا، بينما كان رصيد دفتر سجلات المنشأة 280 ألف جنيه، يمكن أن تحدد الفروقات من خلال النقاط التالية
- وجود شيك بمبلغ 4800 جنيه تم تحريره ولَم يُقدم للبنك حتى نهاية الشهر.
- نفّذ البنك عملية تحصيل الكمبيالات المتعلقة بالمنشأة والتي كانت قيمتها 320000 جنيه، مع خصم مصروفات تحصيل بلغت 320 جنيه،لم تصل إشعارات هذه العملية إلى المؤسسة حتى نهاية الشهر.
- استلمت المنشأة شيكًا من عميل بقيمة 2800 جنيه، لكنه لم يتم قبوله لأسباب شكلية.
- استلمت أيضًا شيكًا آخر بقيمة 2660 جنيه، ولكن المحاسب سجل قيمته بشكل خاطئ تمثل 2264 جنيه.
- يوجد شيك من عميل بقيمة 4400 جنيه ظهر في كشف الحساب بقيمة 4000 جنيه.
الحل
الرصيد تبعًا لدفتر المنشأة
- الرصيد في دفاتر المنشأة هو 280000 جنيه، مضيفًا إليه الكمبيالات المحصلة بقيمة 32000 جنيه، وخطأ مبلغ الشيك البالغ 396 جنيه،وبذلك، يصبح الناتج 32396 جنيه.
- ويتم إضافة مبلغ الشيك المرفوض الذي لم يقبل وهو 320 جنيه، ومبلغ الشيك اللاحق وهو 2800 جنيه، ليكون الناتج 3120 جنيه.
- لحساب رصيد التسوية من سجل المنشأة، يتم طرح 3120 جنيه من 32396 جنيه، ليصبح الناتج 29276 جنيه.
- بعد ذلك، يتم جمع 29276 جنيه مع الرصيد الأساسي ليصبح 57276 جنيه وهو الرصيد بعد التسوية وفقًا للسجلات الداخلية للمنشأة.
الرصيد طبقًا لكشف الحساب
- لحساب الرصيد وفقًا لكشف الحساب، يتم طرح خطأ قيد الشيك بمقدار 400 جنيه من الشيك الذي لم يُقدم للصرف بمقدار 4800 جنيه، ليصبح الناتج 4400 جنيه.
- ثم يتم طرح الناتج السابق (4400 جنيه) من رصيد كشف الحساب البالغ 61676 جنيه، ليصبح الناتج أيضًا 57276 جنيه، وهو الرصيد بعد التسوية كما هو موضح في كشف الحساب.
تستمر عملية التسوية في تقديم رؤى واضحة حول الحسابات المالية، مما يتيح للمؤسسات إمكانية الحفاظ على دقة سجلاتها،ومن خلال هذا النوع من العمليات، تستطيع الشركات أن تدير مواردها المالية بفعالية أكبر وأن تضمن توافق الحسابات مع البيانات البنكية جميعها.
تبتثل لدى العديد من المؤسسات أهمية الاحتفاظ بسجلات دقيقة وتحديثها بشكل مستمر، حيث تلعب هذه الإجراءات دورًا رئيسيًا في تعزيز الاداء المالي واتخاذ القرارات الاستراتيجية،إذ يعد فهم عملية التسوية وتطبيق خطواتها بدقة من الأمور التي تسهم في تحسين الوضع المالي لأي مؤسسة ورفع مستوى نضجها المالي.
